PowerPoint 2010 là công cụ trong bộ office 2010, bên cạnh nội dung hay, hiệu ứng đẹp, đôi khi để tăng sự sinh động, người dùng có thể minh họa bằng những đoạn nhạc, lời ghi âm từ trước ... Microsoft PowerPoint 2010 cho phép bạn làm điều đó dễ dàng với những thủ thuật chèn, quản lý âm thanh trên slide.
1. Cách chèn âm thanh vào bài thuyết trình
Trước tiên bạn mở file muốn chèn âm thanh trong PowerPoint.
Trên thanh công cụ của PowerPoint, chọn Insert→Audio trong Media. Ta có 3 sự lựa chọn chèn âm thanh sau:
- Audio from File: Chèn âm thanh có sẵn từ máy tính của bạn
- Clip Art Audio: Chèn âm thanh có sẵn trong Powerpoint
- Record Audio: Ghi âm trực tiếp để chèn vào slide
Chọn Audio from File, cửa sổ Insert Audio sẽ xuất hiện, bạn hãy chọn File âm thanh bạn muốn chèn vào. Nhấn vào Insert để hoàn thành việc chèn âm thanh vào powerpoint 2010.
Chọn Clip Art Audio sẽ xuất hiện khung Clip Art, chọn file âm thanh trong đó để chèn vào Slide.
Ngoài hai cách thực hiện như trên, bạn có thể sử dụng tính năng Record Audio để ghi lại âm thanh, giọng nói. Trong mục Media của menu Insert, bạn bấm vào Audio rồi bấm Record Audio. Hộp thoại Record Sound xuất hiện, bạn nút thực hiện các tiến trình ghi, ngừng, phát âm thanh, bấm OK sẽ xuất hiện một biểu tượng hình chiếc loa ở giữa slide trình chiếu, kéo thả biểu tượng này đến vị trí thích hợp
2. Tạo phụ đề cho âm thanh
Phụ đề sẽ làm cho phần âm thanh trong Powerpoint của bạn rõ ràng, dễ hiểu hơn. Trước tiên bạn hãy tải miễn phí add-in STAMP Beta về máy tính (Add-in STAMP là phần mềm cho phép bạn chèn phụ đề trực tiếp vào video clip nhúng trong bài thuyết trình PowerPoint 2010).
Sau khi chèn video vào bài trình chiếu PowerPoint, bạn nhấp vào video clip vừa chèn rồi vào thẻ Playback trong nhóm Video Tools và nhấn Add Captions > Create Captions.
Ở hộp thoại hiện ra, bạn nhấn nút Play để xem thử video. Tiếp đến, bạn nhấn nút Add Caption để soạn các câu phụ đề sẽ xuất hiện trong video clip. Bạn cứ soạn phụ đề mà không cần quan tâm đến thời điểm chúng xuất hiện có khớp với đoạn video clip phía trên không vì sẽ chỉnh lại sau.
Soạn xong, bạn cần chọn thời điểm xuất hiện sao cho khớp với video clip. Bạn nhấn vào câu phụ đề đầu tiên trong danh sách, đồng thời “tua” video clip về ban đầu. Khi đến đúng thời điểm câu phụ đề đầu tiên hiện ra, bạn nhấn Set Start Time. Đến thời điểm cho phụ đề “biến mất”, bạn nhấn Set End Time.
Tương tự, bạn lần lượt nhấp vào các câu phụ đề tiếp theo trong danh sách rồi nhấn hai nút Set Start Time, Set End Time để quy định thời gian xuất hiện và hết phụ đề.
Sau cùng, bạn nhấn Create Captions để hoàn tất. Trong thời gian trình chiếu video clip trong file PowerPoint, bạn sẽ thấy phụ đề đã được lồng vào phía dưới.
Để chỉnh sửa phụ đề, bạn vào thẻ Playback trong nhóm Video Tools, nhấn Edit Captions. (chức năng này trên office 2010 giống ở các phiên bản Office 2007 và Office 2013)
Bạn có thể chỉnh sửa phụ đề và thời gian xuất hiện từng câu tương tự như lúc tạo phụ đề mới. Để xóa bớt một câu, bạn nhấp vào cột đầu tiên của câu phụ đề đó (trước câu phụ đề sẽ có mũi tên đen) rồi nhấn Delete Caption. Xong, nhấn Update Captions để cập nhật phụ đề mới.
3. Nếu file âm thanh trên slide không nghe được
Cũng như font, những file audio kèm theo slide thuyết trình của bạn cũng là những thứ có thể biến mất nếu bạn không cẩn thận khi mang slide sang máy tính khác. Tuy nhiên khác với font, để giải quyết vấn đề này, bạn không chỉ đơn thuần là nhúng file âm thanh đó vào slide, bởi với mỗi phiên bản PowerPoint khác nhau đều có những cách thức chèn file âm thanh khác nhau.
Cách tốt nhất để mang một file âm thanh vào slide thuyết trình đó chính là link trực tiếp đến file âm thanh đó thay vì nhúng vào slide. Để làm việc này, trước tiên bạn phải tạo một folder chứa cả slide và những file âm thanh bạn dùng. Với PowerPoint 2010, mỗi khi chèn một file âm thanh, trong bảng Insert Audio, bạn chọn file mình cần bằng cách click chuột vào file đó, vào menu Insert nằm ở góc dưới bên phải của bảng và chọn Link to File. Từ đây, mỗi khi muốn di chuyển slide thuyết trình của mình, bạn chỉ việc copy cả một thư mục đi thì chắc chắn sẽ không xảy ra trường hợp thất lạc file âm thanh nữa.
Sau khi chèn âm thành, nhạc vào file PowerPoint, bạn hãy thử nghe lại xem đã đúng ý hay chưa nhé, trường hợp chèn nhạc thành công nhưng do loa máy tính nhỏ nghe không rõ thì bạn nên sử dụng phần mềm như Sound Booster để tăng chất lượng âm thanh lên to hơn, Sound Booster có phiên bản nhỏ gọn lại hoàn toàn miễn phí.